Para empresas de alojamento local em Portugal
Inteligência artificial para alojamento local, ligada às ferramentas que já usa.
O trabalho que hoje o faz ficar até tarde passa a correr sozinho. A sua equipa ganha um só sítio, o seu assistente de IA (Claude ou ChatGPT), de onde consulta o PMS, o PriceLabs, a faturação, o email e as folhas de cálculo, e organiza o trabalho à maneira dela. Não é mais um sistema: é o seu caseiro digital.
Começamos por três tarefas. Primeiro resultado em cerca de três semanas, medido em tempo.
Se uma tarefa não ficar bem resolvida com as suas ferramentas, dizemos-lho na proposta e não a cobramos.
Gerimos a Monte Rentals no Algarve: cerca de 30 casas, desde 2023.
Membros da ALEP
- 10:00 · agente chegadas · plano do dia enviado à equipa
- proprietário · pergunta sobre a casa · rascunho pronto para rever
- faturas · 6 lidas e classificadas · 1 para rever
- 18:00 · agente limpezas · plano de amanhã enviado a 3 pessoas
Exemplo ilustrativo de um dia
Ligamos a IA às ferramentas que já usa, da operação ao marketing:
Um só sítio
Uma conversa.
Todas as suas ferramentas atrás dela.
Claude ou ChatGPT, o que preferir. A pergunta é uma. A resposta vem do PMS, do PriceLabs, da faturação e do email.
Como está a semana da Casa da Falésia?
PMSPriceLabsFaturaçãoEmail
Juntei o que há nas quatro ferramentas:
- Reservas: duas entradas, quinta e domingo
- Limpeza: quinta às 11:00, com a Rosa
- Preço: sábado ainda está livre
- Avarias: uma aberta, o estore do quarto
E as limpezas de amanhã?
6 saídas e 4 entradas. A Casa do Pinheiro passou a entrada para as 13:00. Já está no painel da equipa.
- Casa do Pinheiroentrada mudouSaída10:00Entrada
16:0013:00MartaPor limpar - Casa da FalésiaSaída11:00Entrada17:00RosaEm curso
- Marina 2BSaída10:00Entradasem entradaCéliaPronta
- Vivenda AlfarrobaSaída11:00Entrada16:00MartaPor limpar
- Casa do PoçoSaída10:30Entrada15:00RosaPor limpar
- T2 da OuraSaída11:00Entradasem entradaCéliaPor limpar
Exemplo ilustrativo. Os nomes das casas e os números são inventados. As ferramentas mudam de empresa para empresa.
01Antes e depois
O dia da equipa, antes e depois.
As ferramentas são as mesmas. O que muda é a forma de trabalhar com elas.
Hoje:
Abrir quatro ferramentas para responder a uma pergunta.Com o assistente ligado: Uma conversa. A resposta junta o que há em todas.
Hoje:
Trabalhar como cada ferramenta obriga.Com o assistente ligado: Trabalhar como a sua equipa quer.
Hoje:
Saber das coisas tarde, quando alguém repara.Com o assistente ligado: Ser avisado na hora, sem ter de ir ver.
Hoje:
Esperar por quem sabe, que hoje está de folga.Com o assistente ligado: Perguntar ao assistente, a qualquer hora.
Hoje:
Refazer à mão sempre que algo muda.Com o assistente ligado: O que muda refaz-se sozinho.
Hoje:
Copiar dados de uma ferramenta para a outra.Com o assistente ligado: Os dados passam de umas para as outras sem ninguém os copiar.
Medimos o tempo de cada tarefa antes de começar e 30 dias depois. É esse número que lhe mostramos.
02Quem manda
A IA trabalha nas suas ferramentas. As decisões continuam a ser suas.
Entramos, implementamos e saímos. O que fica montado é da sua empresa.
- 01
Tudo fica em seu nome
A conta do assistente de IA, as ferramentas e os dados são da sua empresa. Se um dia deixarmos de trabalhar juntos, fica com tudo.
- 02
Nada sai sem a sua confirmação
Cada tarefa é configurada para pedir o seu ok antes de emitir, enviar ou apagar. Dinheiro e hóspedes passam sempre por si.
- 03
Os dados dos hóspedes ficam protegidos
Os dados ficam na sua conta e nas suas ferramentas. Assinamos um acordo de tratamento de dados, como pede o RGPD.
03Casos práticos
Quatro razões para ficar até tarde.
Quem trata das operações conhece-as de cor. Cada caso começa na frase de quem fica e mostra como fica o trabalho depois.
Limpezas
- 6 saídas · 4 entradas lidas no PMS
- 1 entrada antecipada · plano refeito
- 3 pessoas receberam a sua parte
«Fico até tarde a fazer o plano de limpezas de amanhã.»
Como fica o diaO plano sai do PMS, refaz-se quando uma reserva muda e cada pessoa recebe a sua parte.
PMS + painel ou Google SheetsVer como ficaCheck-ins
- 4 chegadas lidas no PMS
- horas previstas e quem recebe quem
- 2 chegadas sem hora · assinaladas
«Fico até tarde a reorganizar os check-ins da equipa para o dia seguinte.»
Como fica o diaAs chegadas, quem recebe quem e a que horas. O que falta saber vem assinalado.
PMS + email da equipaVer como ficaFaturas recebidas
- lidas · fornecedor, valor e data
- 5 classificadas por casa e tipo de custo
- 1 posta de lado para rever
«Fico até tarde a passar faturas e a classificar as que chegaram em papel.»
Como fica o diaFotografa ou reencaminha. A fatura fica lida, classificada e na casa certa.
Email + pasta + folha de custosVer como ficaProprietários
- PMS · reservas e limpezas de cada casa
- faturação e tarefas · receita e avarias
- 5 rascunhos prontos para rever
«Fico até tarde a responder aos proprietários.»
Como fica o diaCada pergunta chega com um rascunho de resposta, com os números da casa. A equipa revê e envia.
PMS + faturação + tarefas + emailVer como fica
Os números e os nomes das casas nas linhas de registo são exemplos.
04PMA · Property Management Agêntico
Agentes que tratam da casa sozinhos.
Gestão de alojamento com agentes, feitos à medida.
Um agente é como um bom caseiro: trata da casa sem que lho peçam e avisa quando algo precisa de si. É uma rotina que corre sozinha a uma hora certa ou quando algo acontece. Começa pelo que mais lhe pesa. Depois, a equipa vai pedindo os seus.
Resumo semanal do proprietárioativo
- Quando
- Todas as sextas às 17:00
- Lê
- PMS e faturação: reservas, receita e avarias de cada casa
- Envia
- Ao gestor, um rascunho para rever
Avarias abertasativo
- Quando
- Todas as segundas às 9:00
- Lê
- PMS: tarefas de manutenção abertas há mais de 3 dias
- Envia
- A lista ao responsável
Noites livres da próxima semanaativo
- Quando
- Todos os dias às 8:00
- Lê
- O calendário e o PriceLabs
- Envia
- As noites livres e o preço atual, para decidir
Os agentes preparam e avisam. O que envolve dinheiro ou hóspedes passa sempre pela equipa.
Exemplos ilustrativos de agentes. Os seus são desenhados consigo.
05Como trabalhamos
Detetamos o problema. Acordamos o resultado. Construímos a ferramenta. A sua vida fica mais fácil.
Quatro tempos, sempre pela mesma ordem. Nada se constrói antes de o resultado estar combinado consigo.
- Conversa de 30 minutos e meio dia na sua empresa
Detetamos o problema
Diz-nos que ferramentas usa e o que o faz ficar até tarde. Depois vemos a equipa a trabalhar, escolhemos consigo as três tarefas que mais tempo roubam e cronometramos cada uma.
- Poucos dias depois
Acordamos o resultado
Para cada tarefa, uma proposta com o resultado esperado, o prazo e o que basta: só formação, uma ligação ou um pequeno painel. Só avançamos com o seu acordo.
- 1 a 3 semanas
Construímos a ferramenta
Ligamos o assistente de IA às suas ferramentas, testamos com os seus dados e formamos a equipa no caso real.
- 30 dias depois, e daí em diante
A sua vida fica mais fácil
A equipa trabalha sozinha com o que ficou montado. Se quiser, ficamos por perto a cuidar das ligações.
No fim fica com
- As ligações montadas
- Os agentes a correr
- A formação gravada
- Um guia curto por tarefa
Menos noites a fechar o dia.Mais tempo para a casa e para quem chega.
Costa do Algarve.
06Quem somos
Gerimos casas como a sua.
Somos o Jesús e o Bruno. Gerimos a Monte Rentals, cerca de 30 casas no Algarve, desde 2023.
Durante muito tempo procurámos o sistema perfeito. Não existe. Um dia deixámos de procurar e ligámos a IA às ferramentas que já tínhamos. Hoje é assim que respondemos aos hóspedes, preparamos os relatórios dos proprietários, revemos os preços e organizamos as limpezas.
No congresso do alojamento local ouvimos o mesmo de muitos colegas. Um PMS diferente em cada empresa, três ou quatro ferramentas à volta e horas a copiar dados de umas para as outras. Quase ninguém usava a IA para mais do que escrever uma mensagem.
Queremos um setor mais profissional, com melhor serviço para o hóspede e para o proprietário. Por isso levamos às outras empresas o que montámos na nossa.
Jesús e Bruno
Fundadores do Caseiro, gestores da Monte Rentals
- Membros da ALEP, a Associação do Alojamento Local em Portugal
Tenho de mudar de PMS ou de faturação?
Não. Trabalhamos com as ferramentas que já usa. O nosso trabalho é ligá-las à IA e ensinar a equipa a tirar partido disso.
A minha equipa precisa de saber programar?
Não. A equipa escreve o que precisa, em português, e revê o resultado. A formação é feita com os vossos dados e as vossas tarefas, não com exemplos de manual.
Que ferramentas conseguem ligar?
Os PMS mais usados em Portugal (Hostaway, Hostkit, Hostify, Guesty, Hospitable, Smoobu, Avantio, Lodgify, Rental Ready), o PriceLabs, a faturação (InvoiceXpress, Moloni), o Google Workspace, o email marketing (Brevo), a publicação nas redes sociais (por exemplo o Publer) e a criação de conteúdo (por exemplo o Canva).
Já uso o Hostkit para o SIBA e a taxa turística. Mexem nisso?
Não. O que as suas ferramentas já fazem bem fica como está. Nós ligamos o que está à volta: o trabalho que hoje obriga a abrir várias ferramentas e a copiar de umas para as outras.
O que é um agente?
É uma rotina feita à medida que corre sozinha, a uma hora certa ou quando algo acontece. A sua equipa pode pedir novos, mudá-los ou desligá-los.
Funciona com o Claude ou com o ChatGPT?
Com os dois. O Claude (da Anthropic) e o ChatGPT (da OpenAI) ligam-se às suas ferramentas da mesma forma, e ajudamos a escolher no diagnóstico. A conta fica em nome da sua empresa. Nós configuramos as ligações e ensinamos a equipa a usá-lo.
E os dados dos hóspedes?
Ficam na conta da sua empresa e nas suas ferramentas. Assinamos um acordo de tratamento de dados, e os dados não saem daí.
Como é feita a proposta?
Depois do diagnóstico recebe uma proposta fechada, tarefa a tarefa, com o resultado esperado e o prazo. Se uma tarefa não puder ficar bem resolvida com as suas ferramentas, dizemos-lho aí e não a cobramos.
Quanto tempo demora?
Cerca de três semanas da primeira conversa ao primeiro resultado. Depende das ferramentas e das tarefas escolhidas.
O que acontece depois de saírem?
A equipa continua a trabalhar sozinha. Se quiser, ficamos a cuidar das ligações e ajustamo-las quando as ferramentas mudam. Quando surgir uma nova tarefa, voltamos à proposta.
Fazem outras coisas além destes quatro casos?
Sim. Respostas a hóspedes, emails de boas-vindas e um portal do hóspede são peças que já usamos na Monte Rentals. Também damos formação a associações e grupos de gestores.
08Conversa
Que tarefa quer deixar de fazer à noite?
Escreva-a aqui ao lado. Em 30 minutos mostramos-lhe como ficaria feita com as ferramentas que já usa.
- Fala com o Jesús ou com o Bruno, que gerem casas todos os dias.
- Por videochamada ou telefone, quando lhe der jeito.
- Sem compromisso.
- 01Envia o pedido
- 02Respondemos em 1 dia útil
- 03Conversa de 30 minutos